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由比ガ浜西自治会会則
由比ガ浜西自治会会則
制定:平成17年4月26日
最近改正:平成29年4月22日
、他の自治会・町内会と連絡・協力を密にし、関連機関、連合組織等に加入することができる。
(附則)
- 第31条 本会の会務執行にあたって
必要な事項並びに定めのない事項については、役員
会でその都度協議し補則を定める。
- 雑則
(必要経費)
- 第32条 本会の公的費用(協力団体会費・補助金及び募金、祝儀・不祝儀、旅費・交通費、通信費、事務費、会議費等)は、総則
(名称及び事務所)
第1条 本会は、由比ガ浜西自治会(以下「本会」という。)と称し、事務所を会長宅に置
く。
(目的及び事業)
第2条 本会は、会員相互の親睦及び福祉の増進を図り、併せて住民の充実した生活環境
を維持することを目的とする。
2 本会は、目的を達成するため、次の事業を行う。
(1)住民相互の連絡、広報・公聴に関すること。
(2)会員相互の親睦に関すること。
(3)交通安全・防犯・防災に関すること。
(4)清掃・美化、衛生等の環境整備に関すること。
(5)生活文化の向上に関すること。
(6)健全な青少年の育成に関すること。
(7)行政との連絡・協議に関すること。
(8)その他、本会の目的を達成するのに必要な活動。
- 会員
(会員及びその区域)
第3条 本会の区域(由比ガ浜3丁目の一部及び4丁目の一部)に住所を有する世帯をも
って構成する。ただし、二世帯以上が同居の場合は、原則として一世帯とみなす。
(入会・退会)
第4条 本会に入会しようとする者は、入会申込書を、退会しようとする者は、退会届を
会長宛に提出しなければならない。
2 本会へ入会及び退会の届け出があったときは、正当な理由なくこれを拒んではならな
い。
3 会員が次の各号いずれかに該当するときは、退会したものとみなす。
- 住所を区域外へ移したとき。
- 死亡したとき。
- 会費を1年以上滞納し、納入の意思がないと認められたとき。
(会員の権利・義務)
第5条 会員は、次の各号に掲げる権利を有する。
- 本会の各種の事業に参加すること。
- この会則に基づく役員の選挙権及び被選挙権を有すること。
- 本会の活動によって得た成果を平等に受けること。
- 本会の記録、文書、帳簿などを閲覧すること。
- 会則に基づく諸会議の出席・傍聴又は、意見・要望を提出すること。
2 会員は、次の各号に掲げる義務を負う。
- 会費を納入すること。
- 本会の規定及び決定事項を守り、進んで活動に参加し協力すること。
3 退会した会員は、納入した会費その他の拠出金品の払い戻しを受けることができない。
- 役員等
(役員等の種別)
第6条 本会に次の役員を置く。委員は、会の規模、機能及び事業内容等の必要に応じて
新規に設置できる。
- 会長 1名
- 副会長 1名
- 会計 1名
- 会計監査 1名
- 福祉委員 1名
- 防災・防犯委員 1名
- 広報委員 1名
- 組長 1名/組
2 各組は、構成する会員数規模や居住形態により班を置くことができ、又、組長は、班
長と職務範囲を分担する。
(役員等の職務)
第7条 会長は、本会を代表し、会務を統括する。
2 副会長は、会長を補佐し、会長に事故があるとき、又は欠けたときにその職務を代行
する。
3 会計は、本会の会計事務を処理し、会計帳簿・付属書類及び備品台帳を管理する。
4 会計監査は、毎年1回以上、本会の会計を監査し、その結果を総会に報告する。
5 福祉委員は、関係機関と連携し地域の社会福祉の増進に努める。
6 防災・防犯委員は、関係機関と連携し地域の防災・防犯活動を推進する。
7 広報委員は、自治会広報誌を発行し、会員に広く自治会活動への理解、協力を求める。
8 組長は、会員との連絡・調整にあたり、以下の職務を行い、又、班長と職務範囲を分
担できる。
(1)自治会費の徴収及び納入を行う。
(2)各種回覧・配布文書の処理を行う。
(3)組の環境衛生(清掃・美化、衛生等)活動を推進する。
(4)組の代表会員として、総会に出席する。
9 班長は、班の代表会員として総会に出席する。
(役員等の選任)
第8条 会長、副会長、会計、会計監査は、総会において会員の中から選任する。
2 委員は、会員の中から会長が委嘱する。
3 組長は、各組の会員の中から互選により選出する。
4 班長は、各班での輪番制とする。
(役員等の任期)
第9条 役員の任期は、2年とする。ただし、再任を妨げない。
2 補欠役員の任期は、前任者の残留期間とする。
3 役員は、辞任または任期満了の後においても、後任者が就任するまでは、その職務を行わなければならない。
4 班長の任期は、1年とする。
(役員等の引継ぎ)
第10条 役員等及び候補者は、引き継ぎ書を作成し、責任をもって業務の引継ぎを行う。
2 候補者は、引継ぎを円滑に行うために、候補者の推薦を受けたときから次期に向けた自治会活動方針の討議及び事業計画・予算の作成に参加することができる。
- 総会
(種別)
第11条 総会は、通常総会及び臨時総会とする。
2 通常総会は、毎年4月に開催する。
3 臨時総会は、会長が必要と認めたとき、役員会の決議があったとき、又は全会員
の3分の1以上から会議の目的たる事項を示して請求があったときに開催する。
(構成)
第12条 総会は、全会員で構成する。
(権限)
第13条 総会は、次に掲げる事項を審議し、議決する。
(1)事業計画、事業報告に関する事項
(2)予算、決算に関する事項
(3)役員の選任及び解任に関する事項
(4)会則等の改正に関する事項
(5)その他の重要事項
(招集)
第14条 総会は、会長が招集する。
2 総会を招集するときは、会員に対し、会議の目的及びその内容並びに日時及び場所を示して開会の7日前までに通知しなければならない。
(議長)
第15条 総会の議長は、会長又はその総会に出席した会員の中から選任する。
(定足数)
第16条 総会は、会員の過半数の出席で成立する。ただし、委任状又は表決書面を提出した会員は、出席者とみなす。
(議決)
第17条 総会の議決は、出席した会員の過半数をもって決し、可否同数の時は、議長の決するところによる。
(議事録の作成)
第18条 総会の議事については、次の事項を記載した議事録を作成しなければならない。
- 日時及び場所
- 会員の現在数及び出席者数(委任状又は表決書面を提出した会員を含む)
- 開催目的、審議事項及び決議事項
- 議事の経緯・概要及びその結果
2 議事録には、議長及びその総会において選任された議事録署名人2名以上が署名する。
3 議事録は、役員会に配布し、又、会員の請求があったときは、これを閲覧できる。
- 役員会
(構成)
第19条 役員会は、役員をもって構成する。
(権限)
第20条 役員会は、この規定に定めるもののほか、次の事項を議決する。
- 総会に付議すべき事項
- 総会において議決した事項の執行に関する事項
- その他、総会の議決を要しない会務の執行に関する事項
- 行政、関連機関と連携して行う会務の執行に関する事項
- 会員の意見・要望に関する事項
(招集)
第21条 役員会は、会長が必要と認めたとき、又は役員から会議の目的たる事項を示し
て請求があったときに会長が招集する。会長は、協議内容に関連して必要とされる会
員の意見を求めるため、その出席を依頼できる。
(議長)
第22条 役員会の議長は、会長がこれにあたる。
(議事録の作成)
第23条 役員会の議事については、次の事項を記載した議事録を作成しなければならない。
- 日時、場所及び出席者
- 開催目的、審議事項及び決議事項
- 議事の経緯・概要及びその結果
2 議事録は、議長が作成し役員に配布する。会員の請求があったときは、これを閲覧できる。
- 会計
(経費)
第24条 本会の経費は、会費及び雑収入(寄付金・助成金・賛助会費等)をもってあてる。
(会費)
第25条 会員は、会費として、一世帯当たり月額300円(年額3,600円)を本会が指定する方法により納入するものとする。ただし、世帯の状況によっては、会費を免除することができる。
(経費の支弁)
第26条 本会の経費は、収支予算の定めるところにより支弁する。
(事業計画及び予算)
第27条 本会の事業計画及び収支予算は、会長が事業計画書及び収支予算書として作成し、事業年度(会計年度)毎に、総会の議決を経て定めなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、年度開始後に事業計画及び収支予算が総会において議決されていない場合には、会長は、総会において議決されるまでの間は、前年度の事業計画及び収支予算を基準として会務の執行をすることができる。
(事業報告及び決算)
第28条 本会の事業報告及び収支決算は、会長が事業報告書及び収支決算書として作成し、会計監査の監査を受け、毎事業年度(会計年度)終了後1ヶ月以内に総会の承認を得なければならない。
(事業年度及び会計年度)
第29条 本会の事業年度及び会計年度は、毎年4月1日に始まり、翌年3月31日に終わる。
- 団体との関係、その他
(連携)
第30条 本会の目的達成のため全額を会費で負担する。
2 予算等で承認されたもの以外の臨時支出は、役員会の承認を得る。
(文書管理)
第33条 自治会関係文書管理は、次の規定表に従う。
《文書管理規定》
保管文書 |
保管期間 |
保管担当 |
保管場所 |
備考 |
自治会会則及び規程類 |
永久 |
会長 |
指定管理箱 |
失効したものは破棄する |
契約書・覚書 |
永久 |
会長 |
指定管理箱 |
失効したものは破棄する |
会員名簿 |
永久 |
会長 |
指定管理箱 |
|
備品台帳 |
永久 |
会計 |
指定管理箱 |
|
地区防災・防犯関係書類 |
永久 |
防災・防犯 |
指定管理箱 |
|
避難行動要支援者関係書類 |
永久 |
会長 |
指定管理箱 |
|
総会議案書・議事録 |
10年 |
会長 |
指定管理箱 |
|
役員会議事録 |
5年 |
会長 |
指定管理箱 |
|
会計帳簿・付属(会計報告書、領収書、収支報告書等)書類 |
5年 |
会計 |
指定管理箱 |
|
自治会だより |
2年 |
広報 |
指定管理箱 |
|
自治会内回覧・配布物 |
1年 |
会長/班長 |
指定管理箱 |
|
2 管理すべき文書・名簿・台帳・帳簿等の作成及び改定は、保管担当が行い、日常的な
会務に必要と認められた場合に限り、役員に配布できる。
3 各保管文書は、書類の原本として保管担当が管理し、保管期間を経過した保管文書は、毎年3月に保管担当が他役員立会いのもと廃棄処分する。
(備品台帳)
第34条 総会で承認された年度事業計画及び予算に基づき購入したもの及び寄付、助成されたもの(耐久年数が1年以上の物品)は、備品台帳に記載し管理する。
(本会則の施行)
由比ガ浜西自治会住民協定
令和6年4月8日より市役所HPにも縦覧されています。
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